Как правильно организовать офисный переезд

Офисный переезд является довольно сложным мероприятием с точки зрения организации и насыщенности. Ведь с одной стороны необходимо перевезти на значительное расстояние огромное количество ценных предметов и материалов. С другой стороны, это нужно сделать быстро, чтобы надолго не нарушать производственный процесс. Также следует избежать повреждения и потери важных грузов. Поэтому важно правильно подойти к организации данных работ и поручить их надежной специализированной компании.

Подготовка к переезду

Для того чтобы процесс переезда прошел быстро, гладко и без неожиданностей, нужно заранее к нему подготовиться и составить четкий план действий. После того как найдена новая локация и определены все вещи, планируемые к перевозке, можно приступать к подготовительным мероприятиям. К ним относятся следующие шаги:

• создание из числа сотрудников рабочей комиссии, которой следует поручить организовывать и контролировать все этапы переезда;
• разработать подробный график переезда с назначением ответственных за каждый этап;
• создать полную спецификацию перевозимых предметов;
• поиск надежной мувинговой компании с приемлемой ценовой политикой;
• разработать и согласовать план расположения рабочих мест сотрудников в новом помещении;
• при наличии схематической планировки будущего офиса разместить на ней мебель, оргтехнику, телефоны, компьютеры и другие необходимые предметы и оборудование;
• составить список оборудования и материалов, которые необходимо закупить для успешного начала функционирования офиса на новом месте;
• заблаговременно предупредить всех партнеров, клиентов и контрагентов о смене дислокации;
• вызвать компанию-перевозчика для обсуждения вашего плана переезда, уточнения всех деталей и согласования стоимости и сроков работ.

За несколько дней до самого переезда необходимо подписать всю мебель и оборудование согласно разработанному плану и спецификации. Если требуется их разборка, то следует сделать это, как минимум, за день. Также за пару дней следует посетить новый офис и проверить его готовность к приему сотрудников и размещения оборудования.

На что обратить внимание в процессе переезда

Упаковкой и закреплением грузов, их спуском на первый этаж, погрузкой и перемещением к новому месту занимается уже компания перевозчик. Но от заказчика также требуется участие в данном процессе в виде следующих действий:

• нужно назначить ответственных со стороны компании, которые будут находиться в старом и новом офисах;
• требуется проследить, чтобы грузы перевозились согласно утвержденному порядку;
• в новом помещении подготовить места под установку мебели и оборудования;
• не следует следить за каждым шагом грузчиков, но лучше проконтролировать перевозку особо ценного оборудования;
• деньги, важные документы и иные ценности лучше перевезти самостоятельно;
• после завершения работ следует выполнить уборку как в новом, так и старом офисе.

Как правильно выбрать мувинговую компанию

Насколько бы вы тщательно не готовились к переезду и не контролировали его ход, успешность результата зависит от выбора мувинговой компании . Хорошая мувинговая компания должна иметь в собственном распоряжении всю линейку погрузочной техники и автотранспорт, рассчитанный на перевозку массивных и габаритных грузов. 

Компания «Газелька» успешно предоставляет услуги по перевозке уже не первый год. У нас работают опытные высококвалифицированные сотрудники, которые являются профессионалами своего дела. Мы обеспечим полную сохранность ваших грузов, выполним работы качественно и в сжатые сроки, а также можем предложить наиболее выгодные цены.