Як правильно організувати офісний переїзд

Офісний переїзд є досить складним заходом з точки зору організації і насиченості. Адже з одного боку необхідно перевезти на значну відстань величезну кількість цінних предметів і матеріалів. З іншого боку, це потрібно зробити швидко, щоб надовго не порушувати виробничий процес. Також слід уникнути пошкодження і втрати важливих вантажів. Тому важливо правильно підійти до організації даних робіт і доручити їх надійній спеціалізованій компанії.

Підготовка до переїзду

Для того щоб процес переїзду пройшов швидко, гладко і без несподіванок, потрібно заздалегідь до нього підготуватися і скласти чіткий план дій. Після того як знайдена нова локація і визначені всі речі, які плануються до перевезення, можна приступати до підготовчих заходів. До них належать такі кроки:

• створення з числа співробітників робочої комісії, яка повинна доручити організовувати і контролювати всі етапи переїзду;
• розробити детальний графік переїзду з призначенням відповідальних за кожен етап;
• створити повну специфікацію предметів, що перевозяться;
• пошук надійної мувінгової компанії з прийнятною ціновою політикою;
• розробити та узгодити план розташування робочих місць співробітників в новому приміщенні;
• при наявності схематичною планування майбутнього офісу розмістити на ньому меблі, оргтехніку, телефони, комп'ютери та інші необхідні предмети і обладнання;
• скласти список обладнання і матеріалів, які необхідно закупити для успішного початку функціонування офісу на новому місці;
• завчасно попередити всіх партнерів, клієнтів і контрагентів про зміну дислокації;
• викликати компанію-перевізника для обговорення вашого плану переїзду, уточнення всіх деталей і узгодження вартості і строків робіт.

За кілька днів до самого переїзду необхідно підписати всі меблі та обладнання згідно з розробленим планом і специфікації. Якщо потрібно їх розбирання, то слід зробити це, як мінімум, за день. Також за пару днів слід відвідати новий офіс і перевірити його готовність до прийому співробітників і розміщення обладнання.

На що звернути увагу в процесі переїзду

Упаковкою і закріпленням вантажів, їх спуском на перший поверх, вантаженням і переміщенням до нового місця займається вже компанія перевізник. Але від замовника також потрібна участь в даному процесі у вигляді наступних дій:

• потрібно призначити відповідальних з боку компанії, які будуть перебувати в старому і новому офісах;
• потрібно простежити, щоб вантажі перевозилися відповідно до затвердженого порядку;
• в новому приміщенні підготувати місця під установку меблів і устаткування;
• не слід стежити за кожним кроком вантажників, але краще проконтролювати перевезення особливо цінного обладнання;
• гроші, важливі документи та інші цінності краще перевезти самостійно;
• після завершення робіт слід виконати прибирання як у новому, так і старому офісі.

Як правильно вибрати мувінгову компанію

Наскільки б ви ретельно не готувалися до переїзду і не контролювали його хід, успішність результату залежить від вибору мувінгової компанії. Хороша мувінгова компанія повинна мати в своєму розпорядженні всю лінійку вантажної техніки і автотранспорт, розрахований на перевезення масивних і габаритних вантажів.

Компанія «Газелька» успішно надає послуги з перевезення вже не перший рік. У нас працюють досвідчені висококваліфіковані співробітники, які є професіоналами своєї справи. Ми забезпечимо повне збереження ваших вантажів, виконаємо роботи якісно і в стислі терміни, а також можемо запропонувати найбільш вигідні ціни.